Facebook
Linkedin


Timeregistrering og ressursstyring

timeregistrering bergen

 

 

Timeregistrering og ressursstyring er viktige faktorer for å holde orden og kontroll på prosjektene. Leter du etter gode systemer og rutiner så kunden din opplever topp kundeservice? Hvordan velge riktige løsninger i en liten eller mellomstor bedrift?

 

 

Timeregistrering – hva er viktig med et timeregistreringssystem for en liten bedrift? 

 

 

I en liten bedrift er budsjettene til administrasjonsarbeidet lave og man bør tenke nøye gjennom kost/nytte forholdet når man velger timeregistreringssystemer. Det er et stort utvalg av systemer og stor spennvidde i funksjonalitet. 

 

 

Timeregistrering er ofte den viktigste dokumentasjonen for fakturagrunnlaget og kvalitetssikring. Leder må ha oversikt over hvem som har gjort hva under arbeidets gang for å kunne etterdokumentere eventuelle spørsmål fra kunder eller eventuelt tilsynsmyndigheter som måtte dukke opp. 

 

 

Samtidig må man ikke bruke så mye tid på dokumentering av timer at det ikke blir tilstrekkelig effektiv tid igjen til lønnsom drift og kunden. Utfordringen i småbedrift er ofte at man ikke har stor administrasjon som kan gi støtte i dokumentasjonsarbeidet.

 

 

Timeregistering bør helst skje samtidig som arbeidet utføres for å få god kvalitet og at man slipper dobbeltregistreringer. Det er fort gjort å glemme detaljer i timeregistrering om ansatte ikke registrerer timer løpende.  Timeregistrering på mobil apper har derfor vist seg å være et godt hjelpemiddel for ansatte på farten. 

 

 

timeregistrering

 

 

Timeregistrering eksempel – skjermdump fra Poweroffice Go. I timeregistreringsverktøyet får du registrert hvilket arbeid som er gjort, hvem som har gjort oppgavene, når det ble utført og varigheten av arbeidet.  

 

 

Har du derimot fast arbeidssted og enkle arbeidsforhold kan timeregistrering i en standardisert excel mal være tilstrekkelig. Det skal imidlertid ikke mange prosjekter, kunder eller ansatte til før man bør forholde seg til spesifikasjonslisten til et timeregistreringssystem under. 

 

 

Småbedriftene kan for eksempel ha følgende krav til et timeregistreringssystem:

  • Enkel og rask registreringsrutine
  • Automatisert klokkefunksjon – start/stopp knapp timeregistrering
  • Mulighet for ulike timeregistreringsparametre – ansatt, kunde, periode, prosjekt, avdeling, produkt, aktivitet, fritekst, prosjektår, fakturerbar/ikke fakturerbar tid 
  • Tilgjengelig på ulike plattformer – spesielt app styring mobil
  • Integrasjon med lønn – overføring av timer direkte til timelønn
  • Integrasjon med faktura – overføring av timer direkte til fakturaforslag
  • Enkle oversiktlige timeregistrering rapporter
  • Kalender og friststyring
  • Opplasting av filvedlegg og bilder knyttet opp mot time/prosjekt 

 

 

Ressursstyring – hva er viktig med ressursstyringssystemer for en liten bedrift?

 

 

Ofte blir systemer for å styre ressurser nedprioritert i småbedrifter. Mange ledere i småbedrifter tenker at ressursene er såpass oversiktlige at man ikke trenger egne systemer for å styre for eksempel mannskap, maskiner, utstyr og lokaliteter.

 

 

Manglende ressursstyring i en liten bedrift er kritisk og undervurdert. Mangler du en medarbeider eller utstyr til å få utført en jobb til avtalt tid kan du regne med at kunden blir misfornøyd. Blir manglende ressursstyring en rutine, har du som leder et problem. Ingen kunder liker stadig å få utsatt avtalte leveranser, og kunden vil snart finne alternativ leverandør dersom du ikke klarer å forbedre rutinene. 

 

 

Ressursstyring er imidlertid ofte noe enklere enn timeregistering i mindre bedrifter. Det blir færre registreringer å holde rede på. Noen klarer seg derfor med interne utarbeidede lister eller man søker ekstern hjelp til å sette opp ressursstyring i regneark eller standardisert kontorprogramvare som Microsoft Project. Men har du mange prosjekter og er i bransjer med en del ansatte og materiell – for eksempel innenfor bygg og anlegg eller transport – bør du håndtere ressursstyring i profesjonelle ressursstyringssystemer. 

 

 

ressursstyring

 

 

Ressursstyring eksempel – skjermdump fra ressursstyring i Microsoft Project. Med et ressursstyringsverktøy sikrer man plan på at bedriften har kapasitet, materiell, utstyr og lokaliteter til å få utført jobben. 

 

Ressursstyring leder videre prosjektstyring. I Microsoft Project kan du i tillegg til ressursstyring også legge inn rekkefølgekrav og frister og få satt opp såkalte Gantt skjema som gir deg visuelle oversikter over styring av prosjektene. 

 

 

prosjektstyring

 

 

Prosjektstyring eksempel – skjermdump fra prosjektstyring og Gantt skjema i Microsoft Project. Prosjektstyringsverktøyet hjelper deg å planlegge og holde oversikt over oppgaver samt rekkefølgen i utførelsen. Verktøyet er koblet mot ressursstyring og sikrer plan på gjennomføringsevne.

 

 

Småbedriftene kan for eksempel ha følgende krav til et ressursstyringssystem:  

  • Enkel registrering av ressurser – personell, maskiner, utstyr, lokaler
  • Oversiktlig fremdriftsplanlegging og utførelsesgrad – visuelle fremdriftskart
  • Oppgavelister med ansvar og frister
  • Avvik/sjekklister for å følge opp manglende fremdrift
  • Beholdnings- og statuslister utstyr og materiell  
  • Integrasjon mot timesystem, lønn, HMS og fakturasystem
  • Opplasting av filvedlegg og bilder knyttet mot oppgaveutførelse
  • Administrasjon av vakter, turnus, vikarer
  • Kostnadskontroll og -prognose/budsjett
  • Integrasjon med timeregistrering

 

 

Timeregistrering av arbeidstid og regelverk

 

 

Det finnes regler for registrering av arbeidstid i Arbeidsmiljøloven §10-7:

 

Det skal foreligge en oversikt som viser hvor mye den enkelte arbeidstaker har arbeidet. Oversikten skal være tilgjengelig for Arbeidstilsynet og arbeidstakernes tillitsvalgte.”

 

 

Det er helt opp til arbeidsgiver å bestemme hvordan timeregistreringen utføres. Merk at regelverket gjelder både for arbeidstagere med timelønn og fastlønn. Men det er gjort unntak for ledende stillinger og særlige uavhengige stillinger i Arbeidsmiljøloven §10-12 .

 

 

Bokføringsforskriften §5-14 er det krav om dokumentasjon av medgått tid i tjenesteytende næringer: 

 

Bokføringspliktige som utfører tjenester hvor vederlaget er basert på tidsforbruk, skal for hver eier og ansatt dokumentere utførte timer. Timene skal spesifiseres pr. dag fordelt på intern tid og på de enkelte kunder eller oppdrag. Dokumentasjonen skal være utarbeidet senest innen utløpet av den etterfølgende måned. Med intern tid menes timer brukt på arbeidsoppgaver som ikke kan henføres til kunder eller oppdrag. Bestemmelsene gjelder også i tilfeller hvor det er avtalt fast pris.”

 

 

Det står videre i Bokføringsforskriften at timeregistreringen kan unnlates dersom omfanget av tjenester hvor vederlaget er basert på tidsforbruk er ubetydelig. Man har også anledning til å unnlate timeregistrering for ikke eiere og ansatte som kun utfører interne, administrative arbeidsoppgaver. 

 

 

Har du behov for ytterligere avklaringer i forhold til Bokføringsforskriften og timeregistrering finner du mer info i Norsk Regnskapsstiftelse uttalelse om dokumentasjon av medgått tid. Her er avklaringer i forhold til ulike bransjer som eksempelvis  eiendomsmeglere, transportbransjen, undervisning, utleie av arbeidskraft, reklametjenester, provisjonsbaserte tjenester, forretningsfører, bygg- og anlegg, tjenesteytende næring som bigeskjeft samt liberale yrker som konsulenter, advokater, regnskapsførere, revisorer, arkitekter og ingeniører

 

 

Eksempler timeregistreringsprogrammer og apper

 

 

Under har vi samlet en del eksempler på løsninger for timeregistrering. Vi har fokusert på skybaserte tjenester da vi tenker at disse systemene vil ha bredest anvendelsesområde. Vi har tatt med noen systemer som bare har timeregistrering og noen som har både timeregistrering og ressursstyring.

 

 

Som regnskapsførere ser vi store fordeler i at timeregistreringen er integrert med lønn, faktura og regnskap. Bedriften kan spare mye tid og dobbeltarbeid ved at registrerte timer føres videre inn som grunnlag for lønnsutbetaling til ansatte, ordre til kunden og kostnadsbærer til prosjektregnskapet. Ikke alle timeregistrering løsningene har disse koblingene og det er verdt å sjekke dette ut før innkjøp av systemer.  

 

 

Timeregistrering i Poweroffice GO

 

 

 

 

Timeregistrering i Tripletex

 

 

 

 

Timeregistrering i Visma eAccounting

 

 

 

 

Timeregistrering i 24ONOFF

 

 

 

 

Timeregistrering i Mobile Worker

 

 

 

Timeregistrering i ProResult 

 

 

 

 

Ta kontakt med våre rådgivere og regnskapsførere for mer info om timeregistrering og ressursstyringsverktøy.